コラム

ウェビナーとは?オンライン開催の前におさえておきたい基礎知識や注意点、Zoom配信についてまとめました

昨今、多くの企業で在宅勤務が広がっています。インフォマティクスでも4月上旬より在宅勤務体制がスタートし、現在も基本自宅での業務が推奨されています。

こういったリモート化の広がりに伴い、マーケティング活動の1つであるセミナーも対面からオンラインへと移行しています。日々受け取るセミナー案内もすべてウェビナーですよね。

既にウェビナーを開催したという企業もある一方で、「いずれは検討しないといけないけど、準備が大変なのかな・・」と漠然とした不安を抱えている担当者の方も多いと思います。

そこで今回は私が実際にウェビナーに参加しての感想も交えながら、メリット・デメリット、配信に必要なツールや注意点をまとめてみました。ウェビナーの全体像把握のお役に立てれば幸いです。

ウェビナーとは?

ウェビナーとは「ウェブ」と「セミナー」を組み合わせた造語で、インターネットを介して行われる研修や講習会のことをいいます。「Webinar」「Webセミナー」「オンラインセミナー」「インターネットセミナー」「ネットセミナー」と呼ばれることもあります。

ウェビナーの配信形式

ウェビナーには以下の2種類の配信形式があります。

  • リアルタイム配信(=ライブ配信)
    配信ツールを使ってリアルタイムに動画配信する方法。
    リアルタイム配信の中にも、講演を一方的に配信するだけの「一方行型」と、参加者と講演者とで質疑応答のやりとりができる「双方向型」があります。参加側としては質疑応答などでコミュニケーションをとれるほうが「参加している感」があること、他の参加者の質問への回答が参考になることから、双方向型のほうが満足度が高いです。
  • 録画配信
    あらかじめ録画しておいたデータを動画サイトにアップし、それを配信する方法。事前に録画データを編集できるため、途中で映像や音声が途切れて進行が止まることがありません。

メリット・デメリット

主催側のメリット

対面型セミナーの運営経験がある方なら、うんうんそうだよね、とうなずかれるかと思います。

  • 会場予約が不要のため日程調整しやすい
  • 会場の収容人数に縛られない
  • 場所の制約がないため全国どこからでも参加してもらえる
  • 会場費・交通費・搬送費が不要
  • 講演資料印刷やお土産、飲み物の準備・配布が不要
  • 配送業者手配、梱包作業が不要
  • 当日の設営・受付・撤去作業が不要
  • アンケートの印刷・配布・回収・回答集計が不要
  • 講師や運営スタッフがそれぞれ別々の場所にいても配信・運営できる
  • 動画を録画しておけば再利用できる

主催側のデメリット

  • 回線の問題で映像が乱れたり音声が途切れる場合がある
  • 参加者の反応・様子がわかりづらい
  • 議論やワークショップなどは難しい

参加者側のメリット

私が参加者側の立場から感じたメリットには以下のようなものがあります。

  • 日程調整が簡単なので気軽に申し込める
  • 移動時間、交通費がかからない
  • スマホがあればどこからでも参加でき、終了後すぐに業務に戻れる
  • スライドが画面いっぱいに表示されるので、遠くて見づらいということがない
  • チャットやQ&A機能がある場合には、講演途中でも気軽に投稿して質問できる
  • 終了後、アーカイブ動画の限定配信があると、参加できない場合でも空いた時間に視聴できて助かる
  • 司会者や講演者の話している様子や表情が近くで見れるので親近感を感じる

参加したウェビナーの開催時間(尺)は30分~2時間とさまざまですが、個人的に申込時の心理負担が少なかったのは1時間以内のものでした。ただ、長いものでも「ながら視聴」できるので、実際はさほど負担にはなりませんでした。

配信に必要なツール(サービス)

現在、以下をはじめ多数のツール(サービス)が提供されています。自社でツールを導入して行う方法のほか、配信サービス会社にまるっとお願いする方法もあります。

開催頻度や参加見込人数(規模感)、配信形式、予算を決めたうえで、自社でツールを導入して運用まで行うのか、単発で配信サービス会社に依頼するのかを決めましょう。無料のデモ版がある場合は取り寄せて使用感を試してみるとよいでしょう。

  • Zoom(ズーム)ビデオウェビナー
  • V-CUBE(ブイキューブ)セミナー
  • LiveOn(ライブオン)
  • Cocripo(コクリポ)
  • GigaCast(ギガキャスト)

【2020年版】おすすめのウェビナー12選!違いを徹底比較!

Zoomでウェビナー配信するには

Zoomは無料ながら多機能で手軽に利用できることから、Web会議用として導入している企業が多いと思います。

Zoomには無料と有料のプランがあり、グループ通話の時間制限、特殊機能、視聴者数上限、料金体系などに違いがあります。

  • 無料プラン
    Basic
  • 有料プラン
    - Pro
    - Business/Education
    - Enterprise

無料版と有料版の機能差について

現在Web会議用に有料プランを使っている場合でも、ウェビナーを開くには、以下のようなイベントに特化した機能が使える専用プランを契約する必要があります。

  • 司会と講演者のみが顔出しして画面共有操作を行う
  • 視聴者は顔出し・声出しせず、Q&Aやチャット経由のみで参加する
  • 事前登録URLの発行、登録完了メールやフォローメールの配信

Zoomビデオウェビナー

Zoomミーティング・ウェビナーの使い方を1分動画で見る(まとめ)

配信に必要な機材

手持ちのPCにマイクとカメラが内蔵されていれば、すぐ揃えなくてはいけないマストな機材はないようです。これらが内蔵されていない場合は、別途ウェブカメラとマイクが必要です。とはいえ、オンラインでは音質と画質が重要なので、PCにマイクとカメラが内蔵されていても以下があるとベターのようです。

  • 音質:配信用マイク
  • 画質:照明機材

注意すること

・通信環境
自宅環境での配信では、既に引いている回線があるため改善は難しいと思われますが、ルーターを高速のものに変える、家族がいる場合には配信時はWi-Fi使用を控えてもらう、といったことで回線問題の発生を改善できるようです。

・リハーサル
事前にリハーサルを行い、当日不具合が起きた場合の対処法、映像切り替えのタイミング、映像や音声の品質、話すスピードやスライドの見やすさを確認しておくと安心です。

・バーチャル背景
自宅から配信する場合は、バーチャル背景を設定するとよいでしょう。ただし、背景と洋服が同系色だと背景に溶け込んで見づらくなるので注意が必要です。実際に参加したイベントでは、司会者進行時は「会社ロゴ+会社オフィス」、講演者登壇時は「会社ロゴ+セミナー名+講演者名」、交流会は「南国風景」のように背景を切り替えていました。こういった工夫も参加者にとってはうれしい演出だと思います。

おわりに

今回はウェビナーについてざっくりご紹介しました。

ウェビナーには主催側・参加側にとって負担軽減となる多くのメリットがありますが、より業務課題の解決に即した企画や視聴者を飽きさせないように合間にコミュニケーションをとる工夫が大切になってくると思います。

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